Dokumentation wird in vielen Bereichen immer öfter gefordert – umfassend, nachvollziehbar und sicher. Mit dem Trend zur zunehmenden Digitalisierung hat der Notizblock ausgedient und Neuland für dringend benötigte digitale Werkzeuge geschaffen. Doch worauf ist beim Betreten dieses Neulands zu achten? Welche Vorteile entstehen durch den Umstieg auf die digitale Dokumentation? Welche Anforderungen müssen in meinem Betrieb berücksichtigt werden? Welches Werkzeug ist das Richtige?
Wenn Sie überlegen, auf ein digitales Dokumentationstool umzusteigen, dann sollten Sie unbedingt vor der Entscheidung für ein System, die nachstehenden Fragen beantworten. Es gibt große (und auch kleine) Software-Lösungen, die Geschäftsprozesse diktieren und die Kunden zwingen, sich den Vorgaben anzupassen. Lassen Sie sich bei Ihrem Dokumentationstool nicht in ein Schema pressen – das System soll das tun, was Sie verlangen und vorgeben und nicht umgekehrt!
Was muss dokumentiert werden?
Neben der schnellen Erfassung der Mängel vor Ort oder dem Abarbeiten von Kontrolllisten steht oft die Fotodokumentation im Mittelpunkt.
- Reicht hier die integrierte Kamera eines Tablets / Smartphones oder möchte ich mit meinem eigenen Fotoapparat (mit Tele und Blitz) Bilder machen? Kann ich diese Bilder dann auch automatisch importieren und zuweisen?
- Wie sollen die Berichte aussehen, die mit dem Tool generiert werden?
- Benötige ich Schnittstellen zu anderen Systemen? (SAP, Kostenrechnung, etc.)?
Prüfen Sie, welchen Preis Sie unter Einbeziehung aller erforderlichen Module und Anpassungen bezahlen müssen.
Wo liegen meine Daten? Bin ich tatsächlich Herr über die Daten?
Hinterfragen Sie, wo die Projektdaten gespeichert werden und welche Verfügbarkeitsgarantien gegeben werden. Ist aus Datenschutzgründen die Verwendung externer Server (Cloud-Lösung) zulässig? Klären Sie vor allem auch ab, wie Sie zu Ihren Daten kommen, wenn Sie einmal einen Systemwechsel erwägen sollten. Bevorzugen Sie eine Lösung, bei der Sie die Daten bei sich im Haus halten und selbst bzw. Ihre IT-Abteilung für die Zugriffssicherheit sorgen kann.
Wer muss mit dem System arbeiten können?
Klären Sie ab, wie viele Mitarbeiter mit dem Dokumentationstool arbeiten müssen und welche Funktionen sie benötigen.
- Müssen Kollegen gleichzeitig am System arbeiten oder reichen eventuell weniger Lizenzen bei entsprechender Organisation?
- Müssen Sie Ihre Daten auch an Dritte weitergeben und wie können Sie darauf zugreifen?
Hinterfragen Sie, ob der Anbieter gegebenenfalls spezielle Lösung z.B. nur für die Abfrage und Visualisierung der Daten anbietet.
Welche technischen Anforderungen stellt Ihre IT?
Dürfen Dienste genutzt werden, die Daten auf externen Servern speichern? Ist eine permanente Internetverbindung erforderlich? Welche Betriebssysteme und Plattformen sind zugelassen? Sind Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen erforderlich (um z.B. eine doppelte Erfassung zu vermeiden)? Benötigen Sie neue Hardware oder können Sie bestehende Geräte verwenden? Achten Sie bei der Auswahl der Systeme auf einfache Lösungen, deren Installation kein Studium der Informatik erfordert.
Rechtssicherheit
Ist das System rechtssicher, d.h. können Änderungen im Nachhinein erkannt und nachvollzogen werden? Welche Maßnahmen werden seitens der Hersteller ergriffen, um Manipulationen zu verhindern? Gibt es bestehende Rechtsprechung betr. Akzeptanz der Software?
Welche Leistungen bietet der Hersteller?
Sind Ihnen Supportleistungen wichtig? Dann ist darauf zu achten, dass entweder der Support bereits in der Lizenz inkludiert ist oder aber zu einem akzeptablen (Pauschal-)Preis zugekauft werden kann. Erfragen Sie auch Schulungsangebote und klären Sie Erfahrung und Ergebnisse der Einschulungen ab.
Nehmen Sie sich Zeit, die Software selbst in die Hand zu nehmen
Jede neue Software verursacht Aufwand für die Einrichtung und Erlernung. Deshalb empfiehlt es sich, Menüführung und die Benutzeroberfläche vor dem Kauf genauer anzusehen.
- Ist das Testen mit Testlizenzen in der eigenen IT-Umgebung möglich?
- Sind das Programm und die Menüführung für Sie logisch?
- Ähnelt die Menüführung Standardprogrammen?
Testen Sie die Software in Ihrer Umgebung, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt – die Tests sollten für einen gewissen Zeitraum kostenlos sein.
Ein Preisvergleich lohnt sich
Wichtig ist, bei den Preisangaben für eine Lizenz darauf zu achten, dass sämtliche Funktionen und Module, die Sie benötigen, im Angebot enthalten sind. Es muss nachvollziehbar und transparent dargestellt werden, welche Funktionalitäten Sie mit Ihrer Lizenz nutzen können. Hinterfragen Sie das Preiskonzept und rechnen Sie hoch, was Sie die Software in den nächsten Jahren kostet. Berücksichtigen Sie dabei auch Aspekte wie Support, kleinere Anpassungen und Schulung.
Referenzen – was sagen andere Kunden?
Die Meinung anderer Nutzer hilft oft bei einer Entscheidung weiter.
- Welche anderen Firmen nutzen das Programm für welche Zwecke?
- Wie sind andere Kunden mit dem System und den Zusatzleistungen zufrieden?
Fragen Sie beim Hersteller nach, ob Sie mit anderen Kunden über Ihre Erfahrung sprechen können.
Wir hoffen, Ihnen mit diesen Fragen eine kleine Hilfestellung geben zu können, damit Sie sich beim Kauf eines Werkzeugs von Fakten leiten lassen können. Gibt es Fragen, die Sie in diesem Leitfaden vermissen? Dann geben Sie uns gerne Bescheid, damit wir die Checkliste entsprechend erweitern können (E-Mail an info@themis-software.com)
Wählen Sie das Werkzeug, das Ihren Bedürfnissen optimal entspricht. Natürlich freuen wir uns, wenn Sie sich für THEMIS entscheiden – und wir sind auch der Meinung, dass wir mit unserem Konzept für die meisten Fälle die optimale Lösung anbieten können. Vielleicht gibt es aber in Ihrem Fall spezielle Anforderungen, für welche andere Lösungen besser geeignet sind. Wir wollen Sie ehrlich beraten und freuen uns auf Ihre Fragen.
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